PR Mempermudah Segala Kegiatannya

Paradog Event Organizer untuk Mempermudah Segala Kegiatan

Untuk menyiapkan sebuah acara (event), dibutuhkan serangkaian tahapan. Mulai dari perencanaan, persiapan, pendanaan, sampai prosedur teknis kegiatan itu sendiri dari awal sampai akhir. Bagi awam, ini adalah pekerjaan yang memusingkan dan menuntut kerjasama sebuah tim.

Sebelum menggelar sebuah acara, untuk tingkat kelurahan saja misalnya, pastinya akan dibentuk semacam panitia. Panitia ini adalah sebuah tim yang terdiri dari sekelompok orang dengan pembagian tugas masing-masing agar seluruh rangkaian acara atau kegiatan itu bisa terselenggara. Sukses tidaknya acara itu, tergantung penuh pada kesiapan, koordinasi dan kinerja panitia. Jika tidak, pastilah acara akan berantakan.

Nah, kebutuhan sebuah pengorganisasian yang matang dalam mempersiapkan dan menggelar sebuah acara ini menjadi peluang dalam bisnis jasa. Bukanlah hal baru jika di banyak kota, khususnya kota besar, sudah muncul dan berkembang beberapa jasa "panitia" yang bisa mengorganisir berbagai macam acara dan kegiatan. Perusahaan yang menawarkan jasa seperti ini dikenal sebagai “event organizer”.

Event organizer adalah jasa penyelenggara kegiatan, merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah perwujudan ide atau rencana menggelar sebuah event. Event ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penyelenggaraan pameran, pameran konvensi, pagelaran musik, pesta, seminar, peluncuran produk, konferensi pers dan kegiatan lainnya, bisa disesuaikan dengan permintaan dari pengguna jasa event organizer atau inisiatif event organizer sendiri.

Bentuk pemanfaatan event organizer juga beragam, misalnya untuk memastikan terselenggaranya acara talk show, penarikan undian, fashion show, ajang lomba dan sejenisnya atau kegiatan-kegiatan yang mendukung terselenggaranya suatu kegiatan, baik sebelum, sesudah atau pada saat terselenggaranya kegiatan. Misalnya seperti pemesanan gedung, penyediaan ruangan, persiapan interior, penyediaan sound system, penyediaan penari latar dan sebagainya.

Perkembangan dunia usaha di Indonesia pasca badai krisis ekonomi yang melanda negara ini sekitar tahun 1998, lambat laun mulai menunjukkan ke arah yang menggembirakan. Hal ini dibuktikan dengan banyaknya bermunculan segala bentuk perusahaan, baik itu skala kecil maupun besar, mulai dari perusahaan makanan, tansportasi hingga perusahaan jasa, termasuk juga event organizer.

Event organizer atau lebih dikenal dengan sebutan EO adalah sebuah lembaga penyelenggara kegiatan hiburan atau pameran, yang dalam pekerjaannya dibantu oleh stage manager (manajer panggung), koreografer, stage crew (kru panggung), teknisi dan unsur pendukung lainnya.

Banyaknya permintaan dari perusahaan untuk menangani kegiatan perhelatan mereka saat ini, mendorong munculnya beragam lembaga yang bergerak di bidang event organizer.

Kemudahan yang ditawarkan oleh bermacam EO pun kini berubah menjadi semacam kebutuhan. Kapan saja sebuah lembaga, perusahaan atau person menginginkan terselenggaranya sebuah acara, maka EO menjadi solusi yang paling mudah. Dengan kata lain, EO memang bisa mempermudah segala kegiatan. Kinerja EO yang profesional tentunya sangat membantu pengguna jasa untuk mewujudkan ide-ide penyelenggaraan event secara kreatif. Lalu muncul ungkapan, buat apa susah-susah memikirkan semua [xxx] bengek rumitnya acara, serahkan saja pada event organizer!

Sukses Acara Kreativitas dan Budget
Mewujudkan kesuksesan sebuah acara merupakan sebuah kerja keras dan dibutuhkan konsep yang benar-benar matang. Tanpa adanya konsep yang jelas dan terarah, tentu saja acara tidak bisa berlangsung dengan sukses.

Oleh karena itulah EO harus mampu mengarahkan klien (pengguna jasa) agar acara yang direncanakan jelas arahnya. Pemaparan konsep harus diajukan sejelas mungkin. Bahkan bila perlu, konsep tadi dilengkapi dengan gambar-gambar bergerak seperti animasi, bukan hanya sekadar tulisan. Ini sangat membantu klien memperoleh gambaran yang jelas dan lengkap.

"Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat," terang Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer ketika ditemui Global pekan lalu.

Konsep yang kreatif inilah yang menjadi andalan setiap EO dalam mencari klien. Biasanya pengguna jasa EO yang paling potensial adalah instansi ataupun perusahaan. Dengan mengandalkan konsep yang telah ditawarkan, setiap EO mencoba memberikan visi dan misi acara yang akan dibuat. Dengan kata lain, EO harus mampu membuat sebuah acara yang sesuai dengan tema yang sudah ditentukan kliennya.

"Konsep dalam sebuah acara adalah sesuatu yang vital. Tidak mungkin dalam suatu acara kita menggunakan konsep yang sama. Makanya, ide kreatif menjadi syarat utama dalam membuat suatu acara. Apalagi kita menangani acara bukan hanya fokus pada satu acara saja, tetapi juga banyak acara, kan tidak mungkin event management konsepnya sama dengan seminar," ungkap Johny S Tyo, Direktur Pemasaran Expose The Integrated Marketing Communication.

Tergantung Budget
Membuat sebuah acara, tentu juga memerhatikan aspek kemampuan finansial sebuah perusahaan. Jika perusahaan memang ingin membuat acara yang besar, tentu juga harus didukung dana yang besar pula. Oleh karena itu, jangan memaksakan keinginan saja, artinya ingin membuat acara yang besar, tetapi kemampuan budget perusahaan tidak mencukupi.

"Semua tergantung dengan berapa budget dari perusahaan. Kalau memang budgetnya besar, kita juga akan membuat acara tersebut sesuai dengan yang diinginkan perusahaan," terang dr Julijamnasi, Direktur Mastermind.

Ungkapan yang sama juga diutarakan Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer. Menurut Williem, budget perusahaan sangat mempengaruhi seberapa besar acara tersebut bisa dibuat. "Kita selalu mengingatkan klien agar dalam membuat acara, kira-kira berapa budget yang sudah dipersiapkan sebelumnya," ujarnya.

Sementara itu di tempat terpisah, Johny S Tyo, Direktur Expose The Integrated Marketing Communication mengiyakan pendapat Williem dan Juli. Bahkan menurutnya, kalau memang budgetnya tidak memungkinkan, jangan terlalu dipaksakan. "Event harus disesuaikan dengan budget perusahaan," tegasnya.

Faktor yang membuat besarnya budget yang harus dikeluarkan oleh perusahaan dalam melakukan kegiatan di antaranya disebabkan oleh tempat di mana acara tersebut diadakan. "Biasanya kalau masalah tempat, kita memberikan pilihan indoor atau outdoor. Yang paling mahal tentu saja outdoor. Seperti yang pernah kita lakukan, ada klien yang pernikahannya minta tempatnya di lapangan golf. Maka kita harus menyewa lapangan golf tersebut," ungkap Rudi Kurnawan, Master of Ceremony Apple Advertising & Event Organizer.

Selain itu, peralatan yang digunakan dalam acara tersebut juga perlu mendapat perhatian khusus. Bahkan jika perlu, peralatan dan perlengkapan harus didatangkan dari luar kota atau luar negeri. "Selain tempat, yang membuat mahal adalah peralatan. Misalnya dalam pembuatan iklan televisi. Kadang kita harus mendatangkan peralatan dari Jakarta, karena di Medan masih kurang," jelas Johny S Tyo.

Kedua faktor tersebut hanyalah beberapa dari banyak faktor yang menyebabkan perbedaan harga yang ditawarkan oleh EO kepada klien. Oleh karena itu, harga rata-rata yang ditawarkan beberapa EO di Medan bisa mencapai angka puluhan juta hingga ratusan juta.

Sinergi EO dan PR
Pesatnya perkembangan perekonomian saat ini meniupkan angin segar pada perkembangan bisnis. Hal ini juga mengimbas pada keberadaan bisnis jasa, termasuk event organizer (EO). Bahkan EO seolah menjadi partner baru dalam sebuah perusahaan.

Setidaknya EO bisa membantu peran public relation (PR) dalam sebuah perusahaan. Melalui penggunaan jasa EO ini, PR perusahaan tidak perlu repot lagi dalam menangani urusan seperti melakukan promosi produk misalnya.

Hubungan sinergi antara event organizer dengan public relations (PR) adalah suatu kegiatan untuk menanamkan pengertian guna memperoleh good will, kerjasama dan kepercayaan. Pada gilirannya akan mendapat dukungan dari pihak lain.

PR sebagai komunikator mempunyai fungsi ganda, yakni ke luar dengan memberikan informasi kepada khalayak dan ke dalam menyerap reaksi dari khalayak. Oleh sebab itu, PR dalam setiap lembaga/instansi/perusahaan merupakan suatu keharusan fungsional dalam memperkenalkan kegiatan aktivitas kepada masyarakat (khalayak). PR dituntut untuk dapat menjaga hubungan baik antara internal publik maupun eksternal publik.


Mengadakan pelatihan terhadap karyawan, seminar, publisitas serta advertising (periklanan) adalah sebagian dari sekian banyak tugas yang harus dilakukan oleh PR. Untuk itu, PR harus benar-benar dapat menguasai kondisi internal maupun eksternal perusahaan. Di sinilah peran dari EO dapat dimanfaatkan. Dengan adanya EO inilah, peran PR sebagai pengonsep kegiatan dapat terbantu.

kesan tumpang tindih antara EO dengan PR. Bahkan dengan adanya EO, maka PR perusahaan lebih terbantu, karena mereka dapat lebih konsen terhadap tugas-tugas internal ataupun eksternal lain, dengan adanya EO justru dapat membantu tugas dari PR.

"Biasanya PR itu mempromosikan. Tapi kalau EO, memadukan promosi dengan entertainment. Jadi dengan begini tidak akan menambah beban maupun tugas dari PR, karena semua kegiatan promosi sudah ditangani EO," paparnya.

Keberadaan EO memang telah membina sebuah hubungan yang menguntungkan dengan PR. Jika dulu PR dalam perusahaan masih sering merangkap menjadi EO, namun dengan adanya EO profesional, tentu membuat PR lebih bisa menangani kondisi internal maupun eksternal dengan lebih intens.
(berbagai Sumber posting/media)